상사의 직장 대화법

이 글은 “이숙영의 톡톡 직장 성공 대화법” 중에서 상사의 대화법에 대한 내용입니다. 신년을 맞아 되뇌어 보기 위해 정리해 둡니다.

상사로서의 커뮤니케이션

상사로서 회사와 팀의 성과를 이루기 위해서는 팀원간의 커뮤니케이션이 중요합니다.
직장생활의 많은 부분을 커뮤니케이션이 차지하고 있기 때문입니다.
이를 위해 상사로서 원활한 의사소통을 위해서는 아래와 같은 자세들이 필요합니다.

1. 따뜻한 인간관계를 만드는 대화를 하자

더 나은 커뮤니케이션을 위해서는 상사가 먼저 나서서 인간적인 신뢰관계를 바탕으로한 원활한 의사소통을 위해 노력하여야 합니다.
특히 부하에게 조언을 할때도 역지사지하여 조언을 받는 부하직원의 심정을 이해하도록 해야 합니다.
부하직원이 조언을 받아들일 수 있는 여건이 되었는지 헤아리는 마음이 원만한 커뮤니케이션의 기본이기 때문입니다.

2. 막힘없는 완전한 의사소통은 리더쉽의 기본이다.

상사가 부하직원과 소통이 원할하지 않다면, 부하직원들은 상사를 신뢰하지 못하게 되고 리더로서의 역할을 제대로 할 수 없게 됩니다.

3. 대화의 분위기를 끌어내라

원활한 소통을 위해서는 우선 대화의 분위기가 조성이 되어야 합니다.
회의시간에 팀원들이 꿀먹은 벙어리처럼 되는 이유는 자연스럽게 대화할 분위기가 되어 있지 않기 때문입니다.
이를 위해 리더는 부드러운 표정과 마음으로 상대방의 이야기를 경청하고 좋은 질문을 던질줄 알아야 합니다.

4. 부하직원을 이해해려 노력하라

사람들은 말을 듣거나 문장을 읽을때 대화나 문장을 기억하는 것이 아니라 상황과 전체적인 흐름을 따라 기억을 재구성한다고 합니다.
따라서 같은 말을 해도 상대에 따라 받아들이는 정도가 다르다는 것입니다.
말하는 사람은 자신의 말이 잘 전달되고 있다고 생각하지만, 듣는 사람에 따라 다르게 받아 들일 수가 있습니다.
따라서 서로의 차이가 있다는 것을 이해해야 하며, 부하를 배려하는 말과 일관성있는 행동이 상사와 부하의 벽을 허물어 줄 수 있습니다.

5. 정신적인 교감을 하라

부하지원들은 상사의 정직하고 투명한 리더를 본능적으로 원하며 이는 충성도에도 깊은 영향을 끼치게 됩니다.
투명하다는 것은 감추는 것이 없이 자신을 개방하는 것이고, 그만큼 신뢰를 줄 수 있어 부하직원이 따르게 되기 때문입니다.
좋은 생각이 좋은 말을 낳기 때문에 상사는 자신의 생각과 철학을 평소에 잘 다듬는 수련이 필요합니다.
또한 좋은 말이라고 하더라도 그 말을 하는 사람이 싫다면 의견이 받아 들여지지 않기 때문에 호감이 가는 사람이 되도록 노력하여야 합니다.

업무향상을 위한 커뮤니케이션

직장생활에서는 공통의 목표를 이루기 위해 커뮤니케이션을 통한 업무 향상을 도모해야 합니다.
이를 위해서는 아래와 같은 점에 주의하여야 합니다.

1. 무조건식의 명령은 의욕을 꺽는다.

명령조의 지시는 상대방에게 우월함을 과시하고자 하는 심리가 작용하고 있습니다.
하지만 이런 상사의 밑에서 일하는 직원들은 기분이 상해 반발심이 생기거나 주눅이 들어 업무를 잘 처리하지 못할 경우 변명을 하게 됩니다.
따라서 급한 상황일 수록 명령대신 부탁을 해야 합니다.
부탁은 나를 낮추고 상대를 높이는 대화법이기 때문에 부하직원으로 부터 긍정을 이끌어 낼 수 있습니다.
또한 일의 범위는 구체적이여야 부하직원이 명확히게 이해할 수 있습니다.

2. 사사건건 가르치려 들지 마라

부하나 후배를 잘 가르쳐 인재로 만들 마음이 없는 사람은 상사가 될 자격도 없을뿐 아니라, 자신도 성공할 수 없습니다.
“이것도 모르나?”, “나때는 모두 어깨 너머로 배웠어” 식의 부하의 의욕을 꺽는 말투는 결국 팀원 전체의 실적저하를 가져올 수 있습니다.
그리고, 부하직원이 질문을 해왔을때는 끝까지 들어보고 심판원처럼 잘잘못을 따지지 말고, 코치처럼 멘토링을 하여야 합니다.
적절한 비판과 조언은 부하직원을 격려하고 일할 의욕을 불어넣어 좋은 결과를 유도할 수 있지만, 지나친 간섭은 불쾌하게 생각하여 오히려 역효과를 낼 수 있기 때문입니다.

3. 스스로 능력을 발휘할 수 있도록 동기를 부여하라

상대의 장점을 부각시켜주고 아직까지 잘 모르고 있는 새로운 가치를 인식시켜 주면 부하직원으로 부터 강한 의지를 이끌어 낼 수 있습니다.
말 한마디를 하더라도 “당신을 할 수 있습니다”라는 표현을 통해 의욕을 북돋아 주어야 합니다.
이를 위해 상사들은 적극적인 코칭자세를 가지고 동기부여를 해야 합니다.
코칭의 핵심기술은 생각하는 계기가 되도록 질문을 던지고, 부하직원들이 스스로 해결책을 찾도록 도와주어야 합니다.

상사의 주의사항

상사로서 업무를 위한 커뮤니케이션을 위해서는 아래와 같은 사항들을 염두하여야 합니다.

1. 업무지시는 정확하고 구체적으로 해야 한다.

‘간단하지만 명확하게’는 커뮤니케이션에 있어서 가장 중요한 원칙입니다.
특히 비지니스와 관계된 이야기를 나눌때는 메시지를 선명하게 부각시키는 것이 무엇보다 중요하며,
일을 시킬때 왜 그일을 하는지 과제와 시한을 정확하게 말해 주어야 합니다.
아무런 설명도 없이 무조건 일을 시키면 부하직원은 의욕이 상실되기 때문입니다.

2. 불필요한 간섭과 잔소리는 업무의 포인트를 흐린다.

다른 사람으로부터 규제를 받으면 오히려 반감이 생기고 보이지 않는 벽을 쌓게 됩니다.
따라서 일반적 기본사항에 대해서는 메뉴얼을 작성하여 준수하게 하고, 기본사항을 지키지 않았을때 엄하게 주의를 주어 실수가 발생하는 것을 미연에 방지해야 합니다.

3. 운전자는 고장난 신호등을 신뢰하지 않는다.

정확한 업무가이드를 내려주어서 잘했을때는 칭찬을, 잘못했을때는 정확한 지적을 내릴줄 아는 상사를 부하직원들은 원합니다.
칭찬과 꾸중은 효과가 반감되지 않도록 타이밍을 잘 조절해야 합니다.
그리고 상사는 칭친과 꾸중을 내릴 수 있는 자질과 능력을 키워야 그냥 ‘큰소리’내는 상사가 아닌 유능한 상사가 될 수 있습니다.

4. 칭찬에 인색하지 말고, 꾸중에 망설이지 말자.

유능한 지도자는 꾸중보다는 격려의 말을, 충고보다는 부탁의 말을 선호한다고 합니다.
칭찬을 통해 상대를 기쁘게 하도록 노력하여야 하며, 칭찬의 정도는 상황에 맞게 조절하여야 합니다.

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