지난 포스트에서 html 을 파싱하여 엑셀 데이터를 생성후, 편지 병합 기능을 사용하여 워드 문서를 작성했다고 했는데요.
이에 대해 자세히 설명하도록 하겠습니다.
편지 병합
편지병합은 대량으로 DM(Direct Mail)을 발송하기 위한 기능입니다.
편지봉투의 경우, 받는사람/주소/우편번호만 다르고 나머지는 똑같죠.
편지 내용도 받는사람과 몇몇 데이터를 제외하고, 거의 유사한 내용으로 DM을 발송하게 됩니다.
이처럼 공통된 내용을 제외하고, 변경되는 내용을 엑셀에서 가져올 수가 있습니다.
예를 들어 아래와 같이 병합할 수 있습니다.
서식 워드 파일 ({이름}님 안녕하세요) + 엑셀 파일 (철수,영희) -----> DM (철수님 안녕하세요 / 영희님 안녕하세요)
참고로 워드에서의 '편지 병합' 기능을 아래한글에서는 '메일머지(Mail Merge)'라고 부릅니다.
엑셀 데이터로 워드 생성
편지병합 기능을 사용하여 엑셀에서 워드 파일을 생성하도록 하겠습니다.
우선, 엑셀파일은 첫번째 줄에 컬럼명을 작성하고 그 아래에 해당 데이터들을 기록합니다.
엑셀에서 수행할 작업은 더 이상 없습니다.
워드에서 문서 양식을 디자인하고, [편지 > 받는사람선택 > 기존목록사용] 메뉴를 선택합니다.
파일 열기창이 뜨면 위에서 준비한 엑셀 파일을 선택합니다.
해당 엑셀의 shett1 시트에 데이터가 들어 있으므로 이를 선택합니다.
엑셀의 첫행에 컬럼명을 작성하였으므로, [데이터의 첫 행에 열 머리글 포함] 체크박스를 체크합니다.
작성한 문서의 특정 위치에 커서를 옮기고, [병합 필드 삽입]을 선택하여 원하는 데이터 필드를 삽입합니다.
[결과 미리 보기]를 클릭하면 엑셀의 데이터를 사용하여 워드로 확인할 수 있습니다.
미리보기하여 이상이 없으면 저장할 차례입니다.
[완료 및 병합 > 개별 문서 편집] 메뉴를 누르면, 2개의 데이터(star, test)가 포함된 워드 문서가 생성됩니다.
문서 나누어 저장하기
한개의 문서를 데이터별로 나누어 저장하고자 합니다.
우선 해당 문서는 아직 저장이 되어 있지 않으므로 master.docx로 저장하겠습니다.
[보기 > 개요]를 선택합니다.
Ctrl + A으로 전체 선택합니다.
전체선택 후 [문서 표시 > 만들기> 하위문서 축소]를 순서대로 누릅니다.
이를 통해 master.docx는 하위 문서를 담고 있는 문서로 변경됩니다.
하위 문서의 위치에 페이지들이 나누어 진 것을 확인할 수 있습니다.
